予算管理とは？目的やメリット・管理手順について詳しく解説

企業の運営において鍵となるのが「予算管理」です。しかし、業務経験がないと具体的な内容や全体の流れが把握しづらいものとなります。この記事では、「予算管理とは何か」からその目的、メリット、さらには具体的な管理手順について詳しく解説します。

予算管理とは

予算管理は、経営資源を効率的に運用するための企業の戦略であり、意図的な財務目標に向けた一部としての役割を果たしています。 企業の目的は利益を生み出すことであり、それを達成するためには短期から長期にわたる具体的な目標を設定し、年間予算を策定することが不可欠です。売上や利益といった具体的な数値目標を設け、日々の運営活動を通じてこれらの目標達成を追求します。

「予算」とは

予算とは、あらかじめ定められた数字で、個人から企業、国家までの範囲で深く関わるものです。一般的には、この数字は一定の時間内の収入と費用の見積もりを指すことが多く、将来にわたる支出計画を策定するために使用されます。

予算を策定することによって、収入の規模とその使用方法がはっきりと明示されます。それは自分の生活やビジネスの未来を設計するための重要なツールとなります。 特に企業における予算策定は、事業の進行計画における基本部分であり、経営者と従業員が共に目標に向かって取り組むための重要なガイドラインとなります。企業予算は一般的に、売上予算、原価予算、経費予算、利益予算という形式で設定されます。

予算管理に必要な予算とは

企業の営業活動を見据える上で、以下の4種類の予算が存在します。それぞれの具体的な内容は、次の通りです。

予算管理に必要な予算とは:売上予算

売上は企業の収益を引き上げる大切な要素であり、売上予算はその売上の目標となる数値を設定したものです。

この売上予算は期初に確定され、企業が採る経営戦略の柱の一つともなります。 売上の目標を達成するため、詳細な進捗管理が必要とされ、それが予算管理の一部を成します。

売上予算は、価格設定、販売量、規模、市場状況、消費者の趣向といった要素を考慮して策定されます。 この売上予算の設定や管理がうまく機能することで、新商品開発やマーケティング活動、人材配置、設備投資といった全体の経営戦略を効果的に展開することが可能となります。 さらに、売上予算は目標達成に対するスタッフのモチベーションを向上させる効果もあります。売上目標をはっきりと示すことで、個々の社員が目標達成に向けてより意欲的に働くことにつながり、結果的に企業全体のパフォーマンス向上に繋がるのです。

予算管理に必要な予算とは:原価予算

原価予算とは、製品やサービスを提供するためにかかる直接的な費用、つまり、原材料費などの原価を計算し管理するプロセスのことを指します。

製造業であるならば、設定した売上目標を達成するための製品を作ることが求められます。 そのためには、原価予算が必要となり、これは生産計画と密接にリンクして作り上げられます。原価はほとんどが原材料の料金で構成されており、売上予定と同じく市場の動向に大きな影響を受けるため、細心の注意を払う必要があります。

予算管理に必要な予算とは:経費予算

経費というのは、営業活動に必要な費用だけではなく、人件費や交通費などの従業員の経費から事務所の賃貸料や光熱費など、企業を運営するための基本的な経費までが含まれます。 このような経費を効果的に把握し管理するためには、“経費予算”の設定が必要です。

この経費予算は、売上計画と結びつけ、適切なコストコントロールを行なうための基礎となります。 経費予算設定の際には、複数の要素を考慮する必要があります。まずは企業活動の現状分析を行い、現在の経費の内容や理由、そして今後の予想を理解することが求められます。また、業務の種類による分割や特定の対象を設定するなどして、コスト管理を細分化することも大切です。経費予算を設定した後には、定期的な見直しと調整を行なうことが必要となります。

予算管理に必要な予算とは:利益予算

利益予算というのは、事業のやり取りから見込む利益を見積もり、その経緯を元に再び経営戦略を練る計画です。この計画に基づき設定された利益目指す地点を優先的に達成すべく、企業全体での動きが求められます。

維持費は最低限に留め、期待される利益を稼ぎ出すための手段を講じ、経済の堅実さを求めます。 利益予算により、年間のビジネス活動の結果や経営策が視覚化され、適切な評価や修正のための基準が設けられます。もし誤差が起きたとしても、周期的な再評価により、迅速に対策を決定することが可能となります。

予算管理・経営管理・予算統制の違いとは

予算管理とよく混同されがちな経営管理と予算統制、これらは実は別々の役割を果たす重要な経営概念です。それぞれの違いを理解することで、ビジネスの運営をより良く行うための新たな視点が得られます。

経営管理とは

経営管理とは、組織の目標達成に向けた全体の運営を巡る包括的な考え方で、経済的価値拡大を最優先事項としつつ、組織の業務流れを最善の状態に導く一連の戦略的作業を示すものです。

経営管理には、戦略の立案・遂行・監視という三つの基本要素が備わっています。戦略立案では、企業のビジョンや目標の明示とその実現に向けた路線の設定が行われます。その後は、戦略実践のために必須となる任務の分担、期間設定、必要資源の取得が行われます。

計画が適切に推進されているかをチェックし、状況に応じて微調整が施されます。 経営管理とは、リーダーシップとマネージメント、これら二つの重要な視点を連携させるもので、リーダーシップは目標設定や組織の方向性への示唆に責任を負います。その一方で、マネージメントはその目標を具現化するための手続きを管理します。これら二つは密接な関連性を保ち、効果的な経営管理ではどちらも必要不可欠となります。

経営管理には生産管理・販売管理・顧客管理・人事管理など複数の要素も含まれています。

予算統制とは

予算統制とは、会社が定めた一定期間の予算実績に基づいて、範囲内で資金を活用し、経済的な行動を引き続き行うというプロセスを意味します。これは予算管理のうちの一部を構成し、組織の運営効率や利益性を最大化するための主要な管理機能であり、経済的な損失を未然に防ぐための道具です。

予算統制の中には、予算計画に則った各種の経済活動のモニタリングと調整が含まれます。具体的には、各部署の予算実績を定期的に確認し、それが予定通りであるかどうかを評価します。評価と改良のプロセスであるPDCA（Plan-Do-Check-Act）の中の「Do（実行）」、「Check（評価）」、「Act（改善）」に該当します。

予算を逸脱することがあれば、改善策を打つことで、財務の安定性を保ちつつ、予算の問題や無駄遣いの予防ができます。 また、予算統制は重要な意思決定にも関与します。

予算編成のやり方とポイントとは

予算編成は、ビジネスの基本的な徹底力であり、効率的なビジネス運営のためには適切な進行が必要不可欠です。

このプロセスでは、まず過去の経営実績と業務効果を総説し、未来の予測を立案します。それから、企業の経営目指しと直接連関する詳細な行動計画を策定し、それを実現するための必要資金を算定します。

外部市場の動きや経済状態も考慮に入れることで、予測の正確度を上げることが可能です。

予算を編成することにおけるキーポイントは、各詳細項目に対して予算を設定するという点です。例えば、プロジェクトの人手費や器材費、運営費などを一つずつ特定し、実数を割り振ります。これにより、余計な出費を圧縮しつつ、最良の資金分配を行うことができます。

予算編成は市場の変動や予想外の事態に対応するため、予算の一部は変動費として設定し、必要に応じて活用できるようにすると有益です。これにより、予算適用の範囲を広くし、企業の成功に一役買うことができます。

予算管理の手順とは

予算管理は3つの主要なプロセスで構成されています。それは予算の立案（Plan）、適用（Do）、そして再評価（Check・Action）です。これはPCDAサイクルとして知られ、これに従うことで財政の適切な健全性を保つことが可能となります。

予算の立案では、収入と支出を明確にして使えるお金の総額を特定します。

次に立てるべきは予算の目標です。貯金の目標や投資の額など、自分が追求する財政的な目的を設定します。

次に、目標を実現するための行動を開始します。固定費と変動費を理解し、支出を削減することで節約ポイントを見つけていきます。

一方で、収入を増やす方法も模索することが重要です。 最後に、予算のフィードバックや行動変更を行います。予算管理は一度設定したら終わりではなく、定期的に見直しを行うことが必須です。

予算と実績の分析とは

予算と実績の分析は、企業の経済戦略を進行させる一つの手法で、期初の予定（予算）とその後の実際の結果（実績）を対照し、事業の状況を管理し、業績を評価し、次の方向性を定めるという役割を果たします。

ここでは、予算と実績の分析についてご紹介します。

予算と実績の分析とは:分析の方法

予算と実績の分析は、組織の経済状況を明らかにするための重要な手段であり、計画(予算)と結果(実績)の比較により差異を詳しく調べます。

この過程は、月次試算表などのデータを収集し、それらを予算と対比させていくことで最もシンプルに行うことができます。予算よりも高い数値や低い数値を丁寧に見つけていきます。 ただし、数値の評価のみならず、予算のオーバーシュートや未達成の原因も重視します。その原因の特定と、それが外部要素である市場の動向や内部要素である営業の不振に帰結するかを解明することで、課題を発見して対策を打ち出します。

予算と実績の分析とは:分析結果の活用方法

予算計画と実績の分析結果は直接的に、事業戦略の再調整や改良の糸口となります。

売上が予算未達の場合はその理由を探求し、新たな営業アプローチを計画するきっかけともなります。利益率が予想以下のケースでは、コストを抑える方法や効率化を推進する策略を練る材料ともなるでしょう。 さらに、これらの分析データは来年度の予算設計にも活かせます。前年度の実績を基盤に、現実的で精密な予算を策定することが可能になるのです。

予算計画と実績の分析結果は、事業の過去と未来、双方の視点から経営判断を行うための貴重な資料となります。 しかしながら、分析結果に振り回されてしまっては元も子もありません。大きな差異が生じ、何をしても収益性が見込めない場合は、その事業からの撤退も視野に入れるべきでしょう。

予算管理における課題・問題点とは

予算の策定は企業戦略に不可欠な側面でありながら、それを適切に各部門に適用するための多くの課題が存在します。ここでは、予算管理における課題についてご説明します。

予算管理における課題・問題点とは:Excelは入力に時間がかかる

予算管理は企業の経営に不可欠な要素であり、その運用方法は企業の成果に大きく影響します。しかし、現状ではExcelをツールとして利用する企業が多く、そこには大きな課題が存在します。

Excelを用いることで、一見すると計算やデータ分析が容易に行えるように見えますが、多数の手入力作業が必須となるため、手間と時間が非常に多く取られます。

加えて、Excelは各々がファイル単位での管理となるため、同時に編集したり、リアルタイムで共有することが難しいという問題もあります。

これらの問題を解消するためには、予算管理を行うサポートをするためのツール活用や予算管理システム開発などが考えられ、業務効率の向上が期待できます。

予算管理における課題・問題点とは:人的ミスが発生しやすい

予算管理は、様々な数値を扱う複雑な作業を伴い、Excelを使用して入力や計算を行う際に生じやすい問題の一つが人的ミスです。

誤入力や計算エラーはもちろん、大切なデータをうっかり削除するようなヒューマンエラーが起こり得るのです。

作業者の疲労や集中力の低下、複雑な予算計算や頻繁な予算変更が求められる状況は、ミスの原因となり得ます。

ヒューマンエラーを減らすためには、効率化や自動化を図る予算管理システムの導入が有効でしょう。しかしながら、これらの予算管理システムを取り入れるには資源と時間が必要となります。

予算管理における課題・問題点とは:リアルタイムで予算管理ができない

ビジネス運営における日々の予算管理は、その重要性を認識しつつも、多くの課題が存在しています。特に強調すべき問題点として、「リアルタイムに予算管理が行えない」状況があります。

経営の臨機応変性を保つためには、常時最新の予算情報が必要不可欠です。しかし、現在の枠組みでは、情報をリアルタイムで得ることが困難な場合が大半です。 このような状況では、必要な情報がゲットできず、適切な支出計画を策定することが難しくなり、古い情報に基づくアクションは精度を欠きます。これが、無尽蔵な支出や、適切なタイミングを逸した決断につながり、結果としては長期的なリスクを増加させてしまうのが現状です。

この問題を克服するためには、ビジネス場においてリアルタイムで情報共有でき、常に最新の予算情報を更新できる予算管理システムの導入が必要となるでしょう。

予算管理を効率化するコツとは

予算管理は経済状況を安定させ、目標を達成するために有効なツールですが、その適用は時に煩雑な作業となり得る。

これを解決するために役立つのが、リーズナブルで便利な予算管理ツールです。 Excelでの予算管理は確かに可能ですが、誤入力や共有の困難さなど、効率性に欠ける側面が存在します。予算管理ツールを利用すると、普段の経理業務とシームレスに連携できます。各部門の担当者が同一のシステムで予算を管理し、データを共有するのが容易となります。さらに多くのツールは、会計情報や販売データと自動的に連携し、精密な予算管理を行うことを支援します。 予算管理ツールは無償試用期間が付与されるものも増えてきているため、自身の財務状況やビジネスニーズに合致するか問うための初期投資は少ないでしょう。無駄な支出を一掃し、経済的な安定性を保つための能力を持つことは、効果的な経営の要とも言えるだろう。

まとめ

予算管理は自己の収入・支出の一元的な理解と、具体的な計画作りをサポートする中心的ツールであり、さまざまなメリットをもたらします。経営の安定化や目標を達成することを可能にすると共に、未来への不安を軽減する強力な防衛策でもあります。

よくある質問

予算の管理とは何ですか？

予算管理は、個々の金融リソースを効率的に利用し、財政状況を最適化する活動であり、ビジネス展開における重要な枠組みです。 この管理は主に、収入、出費、節約、投資の4つの要素から構成されています。まず最初に収入を認識し、その限界内で出費を制御する必要があります。さらに、節約によって得た余剰資金を意義深く活用するためには、適切な投資先を探し出すことが要求されます。

予算管理の仕事内容は？

予算管理とは、企業の運営を円滑に行う重要な分野で、主には予算の策定、実行、そしてその分析に関する業務を遂行します。 予算策定においては、全体的な財務計画を作成し、それを各部門に割り振るための計画を精緻に立てる必要があります。予算の運用では、予算が適切に使われているかという監視を行うだけでなく、無駄な出費を抑えるため部門を挟んで予算のバランスを調節するという役割も果たします。 予算実行の分析では、会社の財務状況を詳細に把握するための作業を行います。

経営における予算管理とは？

予算管理は、企業の事業運営における売上や経費の数値目標を管理する非常に重要な方法であり、組織の活動や経済成果を具体的に示す道筋となります。予算計画の設定から実施、分析、評価までのプロセスを通じて適切なビジネス判断の根拠が明確にされます。 予算管理の目的は、業績の予測やコスト管理、意思決定を通じて、企業の運営をより効果的に行うことです。経営者はこの工程を通して、最大の利益を得ながら経費を最小限に抑えるための戦略を策定します。

予実管理と予算管理の違いは何ですか？

予算管理とは、年度ごとに策定される企業の予算計画を中心に据えた管理手法です。過去の売上や市場の動向に基づき予算計画を策定し、その計画値と期末の実績値の乖離を検証し、必要なら修正を加えていきます。

一方で、予実管理はより広範に業績を考察する管理手法と言えます。予算だけでなく、納期や品質といった全体的な業績についても積極的に考察し、それぞれの計画と実績の乖離を見つけ出し、必要な改善措置を講じることを目指します。

予算管理に必要なスキルは？

予算管理スキルは、企業の資金の流れを把握しながら適切に財源を振り分けるための能力のことを指します。それには、全体のビジネス戦略の理解、正確な資源の分配を行う判断力、そして数値の管理と分析が求められます。 ビジネス戦略を把握する力や判断力、分析力などが必要です。