中堅小売業の購買契約のデジタル化

中堅小売業の調達部門は日々の業務において、契約書類の管理と更新プロセスの煩雑さに直面しており、そらの業務をデジタル化し、自動化することで効率的な契約管理システムを構築する。

膨大な数の紙ベースの契約書類が存在し、これらの管理に多大な時間とリソースを費やしていた。
さらに、契約更新の見落としが頻繁にあり、不利益条件の自動更新が無意識のうちに行われてしまうこともあった。

契約管理システムのクラウドベースソリューションへの移行を選択した。このシステムは、AIを活用した契約文書の自動解析とアラート機能を提供し、契約更新の見落としを防ぐ。モバイルアクセスの可能性も追加され、調達部門のスタッフがいつでもどこでも契約情報にアクセスできるようになった。
さらに、法務部門と調達部門間のコラボレーションを促進するプラットフォームを設置し、社内研修プログラムを実施した。

まず現行の契約管理プロセスの詳細な分析から着手した。
その後、選定したクラウドベースの契約管理システムのカスタマイズと導入を行った。
契約書類のデジタル化とデータベースへの移行作業はこのプロセスの中心をなし、システムのユーザビリティとセキュリティテストを実施した。
最後に、従業員向けの研修とチュートリアルを開発・提供した。

ステークホルダーへの定期的なコミュニケーションとフィードバックの取り入れが重要な役割を果たした。
クラウドシステムの柔軟性を最大限に活かすため、カスタマイズ機能を積極的に利用した。
契約更新プロセスの自動化によりリスク管理が強化し、外部の法務コンサルタントとの協力による導入後のサポート体制を構築させた。

契約管理プロセスの時間効率が大幅に改善され、契約更新の見落としがなくなったことが特に注目に値する。
これにより、コスト削減につながる契約条件の最適化が実現した。
また、従業員のデジタルスキルが向上し、業務プロセスへの満足度も高まった。