ワークフローとは、一つの業務が進行する一連の過程やその各ステージを描き出した図形や表を指す概念です。これらのビジュアル表現がなくても、業務の成り立ちや進め方を体系的にまとめた手順書等も「ワークフロー」の範疇に含まれます。

具体的な例を挙げると、経費精算や社内の稟議など、申請から承認、決裁という一連のフローの描出にワークフローは頻繁に用いられます。経費精算を担当する社員はまず申請書類の作成を行い、それを上司に提出します。上司はその申請内容を検証し、問題がなければ次のステップへ進め、経理部門へその書類を送付します。逆に、何かしらの問題があればその申請を却下します。書類を受け取った経理部門は最終的な決裁を行い、そして申請された経費の支払が行われます。

ワークフローは、このような一連の過程を視覚的に明確にする役割があります。また、状況に応じて申請のルートが複数に分けられるような場合でも、それを明瞭に示すことが可能です。