AI議事録ツールとは？人気の議事録自動作成ツールについて解説
定例会議や議論の際には情報を詳細に把握するため、議事録を取るのが一般的な習慣です。しかし、テクノロジーが進化し、私たちの作業スタイルも大きく改善されました。
今日、AI議事録ツールというイノベーションが私たちの日常業務をさらに簡素化し、生産性を向上させる新しい方法を提供しています。では、AI議事録ツールとは何でしょうか？また、その中でも特に人気のある議事録自動作成ツールについてはどのようなものでしょうか？
本記事ではその主題について詳しく解説します。
目次
AI議事録自動作成ツールとは
AI議事録自動作成ツールとは、音声をAIが対話文読み取り、その内容を即座にテキスト化する、新たな形の議事録作成支援ツールです。
会議や打ち合わせ、そして商談など、多種多様な議論の記録・共有を行う際に、効率的に議事録を生成したり編集したりすることが可能です。
昔ながらの運用では、テープから内容を起こすために、録音した発言を何度も聞き直しながら操作する手間が必要でした。
AIの発展以前は、音声認識の精度に不安が残る時期もありました。
しかし、最近のAI技術の向上に伴い、音声認識の精度も年々上昇し、今では日常会話をあらかじめ8〜9割程度まで読み取れるようになりました（ツールや環境により異なる場合あり）。
文字起こしツール・ソフトでできることとは
音声データを文字情報に変換するテクノロジーと言えば、文字起こしツール・ソフトがすぐに思い浮かぶでしょう。
これは会議や講演、インタビューといった音声ファイルを入力し、自働で文章を生成するシステムです。
つまり、手間と時間を費やす手作業の文字変換が不要になり、働き手の作業効率を大幅に向上させることが可能です。
アップグレードされた文字起こしツールには、会話の区切りを自動認識して段落分けを行ったり、多人数の発言を区別して発言者別にひとりひとりに表示したりといった高度な特性が備わっています。
ある種のツールでは、生成したテキストの編集や書式設定もできます。
とはいえ、音声認識の正確性や適切な表現を適用することが課題となっており、手作業を全く必要としないわけではありません。
文字起こしツールを用いる際には、後段の校正作業が必要なことも肝に銘じておく必要があります。
ただし、これらのことを把握した上で使いこなすことができれば、文字起こしツール・ソフトは働き手の作業効率を大きく引き上げる重要なツールとなります。
AI議事録自動作成ツールのメリットとは
AI議事録自動作成ツールのメリットを詳しくご紹介します。
議事録作成・編集の効率化
AIは、会議の進行と同時に全ての発言をテキスト化し、重要な議論や話題をピックアップする能力を有しています。
これらの情報は、主題ごとに整理・分類されるため、議事録の作成や後の確認作業が格段に容易になります。
「誰が・いつ・何を言ったか」の情報を時系列にまとめる機能や、特定の単語やフレーズの出現回数をカウントして議論の重点を把握する機能が搭載されています。
AI議事録自動作成ツールのもう一つの大きな特徴は、時間制約からの解放です。議事録作成に時間を取られることなく、その時間を他の業績向上に向けた活動に使うことができます。
これは、業務効率化をもたらし、結果として生産性を向上させることにつながります。
テキスト化された会話は音声とリンクして保存され、後で再確認する際にも手間がかからず、議事録はクラウドで簡単に共有できます。
同じ文書を共有して操作することや、コメントを追加することも可能なため、編集作業もスムーズに行えます。
会議の生産性向上
AI議事録自動作成ツールの一部では、アジェンダの作成をサポートする仕組みを持っています。
フォーマットに基づいて簡単にアジェンダを作成し、事前に共有することが可能です。
そして、事前にコメントをもらったり、決裁を得て、議題のないアジェンダをスキップすることができます。これにより、会議はスムーズに進行します。
人間が議事録を作成する負担を減らすことで、より深く議論に没頭する時間が生まれます。
また、AIが全ての発言を公平に記録し、深層的な内容まで分析する力により、議論の質も向上します。
これらの効果は、結果として企業の生産性向上に繋がるのです。
素早い意思決定を促し、課題解決につながる質の高い議論を支えます。
それぞれの投資が長期的な利益につながるAI議事録自動作成ツールの導入を、ぜひ考えてみてはいかがでしょうか。
会議・商談の見える化
数々のメリットを持つAI議事録自動作成ツールの魅力の中でも、「会議・商談の内容を可視化する」ことに注目するべきです。
今まで、人が会議や商談の主要な議題を記録して後でまとめるという手間が伴っていました。
何故なら、肝心な情報が漏れることがあり、そのための修正が必要だったからです。
しかし、AI議事録自動作成ツールの導入がこのプロセスを劇的に改善しています。
AI議事録ツールは音声認識技術を利用し、話し言葉をテキスト形式に変換し、その全ての情報をリアルタイムで収集します。
これにより、議事録の全体像が完結し、精度が大幅に上昇しました。
さらに、AIは感情や偏見に影響されず、客観的に情報を記述します。
これらの要素により、会議や商談の全内容が透明化され、後から確認するのも簡単になります。
これは、ビジネスの進歩や将来の意思決定に対して大きなメリットをもたらします。
AI議事録自動作成ツールの選び方とは
会議の課題によって、選ぶツールが変わります。この章では、AI議事録自動作成ツールの選び方について確認します。
議事録作成ができれば十分
手軽に議事録を作成・編集したいという場合に、高機能でなくても良く、ただ話した内容をまとめて共有できるものを探している方におすすめのツールをご紹介します。
RIMO Voice
RIMO Voiceは、日本語に特化したAIエンジンを活用し、高速かつ高精度な文字起こしを実現します。
文脈を考慮し、自然な日本語での議事録作成が可能で、ZoomやMicrosoft Teams、Google Meetなどのオンライン会議アプリとの連携も可能です。
音声と文字の同期機能や聞き取れなかった箇所へのジャンプ機能、チームでの共有編集など、作業効率を向上させる機能が豊富に備わっています。
AI GIJIROKU
AI GIJIROKUは、Zoom、Skype、Teams、Hangouts、Cisco Webexなどと連携し、オンライン会話をリアルタイムで字幕表示し、会議後には自動的に議事録を作成します。
手動で編集すると、AIがその箇所を学習し、カスタマイズされた内容を提供します。
利用を重ねることで高い精度が期待され、さらに30カ国語に対応したリアルタイム翻訳機能も備えています。
瞬時に翻訳テキストを表示してくれるので、コミュニケーションが円滑に行えます。
AutoMemo
便利なAI議事録自動作成ツール「AutoMemo」は、手の平サイズのAIボイスレコーダーです。
録音ボタンを押すだけで簡単に録音でき、自動的にクラウドに録音ファイルが転送されます。
PCに専用アプリをインストールすれば、テキストと音声の両方を確認できますが、本体には音声の再生機能はありません。
テキストは音声に対応して分類されているため、頭出しの手間が不要。
テキストをタッチするだけで該当箇所の再生が可能です。
さらに、日本語、英語、中国語など72言語をテキスト化することが可能ですが、翻訳機能は搭載されていません。
AmiVoice®ScribeAssist
「AmiVoice®ScribeAssist」は、国内トップシェアの音声認識技術「AmiVoice®」を用いたサブスクリプションモデルの議事録作成サービスです。
ビジネスや日本語に特化した高度な音声認識技術を駆使しており、多様な専門用語にも高い精度が期待できます。
セキュアな環境でのスタンドアローンタイプも強みであり、Web会議にも柔軟に対応可能。
また、オフライン状態でも認識・保存ができるため、機密情報を扱う会議など、幅広いシーンで利用できる点も魅力です。
AI議事録取れる君
「AI議事録取れる君」は、オンライン会議や対面打ち合わせの文字起こし、録音、翻訳を高精度AIがサポートする便利なツールです。
ZoomやMicrosoft Teamsと連携し、オンライン会議中の音声を自動で記録。発話者ごとに自動でテキスト化されるだけでなく、内容を要約した小見出しや箇条書きにも変換できます。
共同編集機能も充実しており、参加者全員で議事録を編集できます。聞き直したい箇所を選んで再生可能で、確認や編集作業もスムーズに行えます。
また、特定のメンバーで編集・閲覧するチーム機能もあり、重要な情報の外部漏洩を防止できます。
作成した議事録は共有リンクを発行し、外部メンバーにメールやチャットツールで展開可能。その日のうちに打ち合わせ内容を確認でき、タスクの抽出・整理が迅速に行えます。
VOITER
「VOITER」は、大集音距離10mや360度の音声収集に対応したAIボイスレコーダーです。
優れた音声認識技術と高度なノイズ処理テクノロジーを採用しており、国際コンテストで3回連続世界No.1を獲得するほどの性能を誇ります。
音声のみならず、カメラを使用しての動画録画も可能。
ネットワーク接続すればリアルタイムでテキスト化し、動画と組み合わせて字幕付き動画を生成することもできます。保存したデータはクラウドに保管したり、PCにエクスポートすることも可能です。
会議の実行力強化がしたい
議事録の精度向上や効率的な会議運営、決定事項の共有や管理を重視するなら、エディター機能だけでなく、会議前後に役立つアジェンダのフォーマット作成や事前共有、ToDoの抽出、タスク管理などが可能な高機能ツールがおすすめです。
スマート書記
「スマート書記」は、大手企業や自治体を中心に利用実績2,500社以上を持つ議事録支援サービスです。
会議中に録音しながら、専用エディターで見出しやTODOリスト、決定事項などを設定できます。
その場で議事録を作成し、会議終了後は音声と共に素早く情報をメールやURL、Wordで共有可能。
さらに、タスクの実行を効果的にサポートします。iOSやAndroidアプリを利用すれば、モバイルでも利用できます。
TIMO Meeting
「TIMO Meeting」は、会議プロセスをデジタル化し、一元管理するミーティングマネジメントツールです。
アジェンダの収集から展開、会議の実施、議事録作成、ToDo管理まで、会議前・中・後のすべてを自動化し、効率的な会議運営を可能にします。
AI文字起こし機能を搭載しており、事前に登録した社内用語や業界用語、専門用語、難しい名称などを認識し、AIの識字率を向上させます。
音声データのアップロードによる文字起こしや多言語の同時翻訳にも対応しています。
要約AI機能を活用することで、議事録作成時間を短縮できます。
作成された議事録は自動的に参加者に展開され、会議で決定したToDoを一元管理し、担当者へ自動でリマインドする機能も備えています。
これにより、ネクストアクションを迅速化し、決定事項の確実な実行を支援します。
Felo Minutes
「Felo Minutes」は、Webブラウザ上で利用できる議事録作成ツールです。会議音声をテキストに変換するだけでなく、要約やタスクリストまで自動生成可能です。
さらに、各タスクごとに担当者と締め切りを割り当てることができ、タスクの実行や案件の進捗管理、チームの生産性向上にも貢献します。
このツールは会議やプロジェクトチームのミーティングだけでなく、クライアントとの打ち合わせ、ディスカッション、ブレインストーミングなど、様々なシーンで活用できます。
また、議事録作成以外にも、リアルタイム字幕や翻訳機能（日本語・英語・中国語に対応）を備えています。
アジェンダの自動作成や資料共有など、会議を効率化するための機能も豊富に揃っています。
会議・商談の見える化がしたい
会話を単に記録・共有するだけでなく、より良い教育研修や会議・商談を行うためのデータとして分析・活用したい場合に、会議・打ち合わせを可視化するための機能を備えたツールが利用されます。
自社に適したツールを見つけるためには、まず自社のニーズや目的を明確に把握することが重要です。その上で、データ分析や可視化機能が充実しているツールを選択することが効果的です。
YouWire
おすすめのAI議事録自動作成ツール「YouWire」は、会議の音声はもちろん、オフィス電話や携帯・スマホの通話など、多岐にわたる会話内容を録音できる自社開発の通話録音システムです。
会話が始まると自動的に録音が開始され、通話終了後には録音データが自動的にサーバーにアップされ、管理画面から容易に取り出すことができます。
このツールは議事録作成に限らず、顧客への重要事項の説明や営業活動、コールセンターでの応対品質の確認など、多岐にわたるシーンで幅広く活用されています。
更に、SFAやCRM、コールセンターのCTIシステムとの連携もスムーズに行えます。
ACES Meet
「ACES Meet」は、Web会議を特化した商談支援ツールです。Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsと連携し、会議内容を自動で記録・書き起こしします。
これにより議事録作成の手間を省くだけでなく、URL共有が可能なため、社内外での商談内容の共有に有効です。
さらに、会議中の重要な発言をAIが自動でハイライトする機能や、会議参加者のリアクション・会話速度を解析する機能（Zoom連携時のみ）など、営業力強化に繋がる機能を備えています。
また、Salesforceとの連携も強化されており、商談記録をワンクリックで同期可能。
これにより入力漏れやミスを防ぎ、情報共有時の負担を軽減します。営業機会の損失を最小限に抑え、組織全体の営業力向上に貢献します。
MiiTel Meetings
「MiiTel Meetings」は、会話の文字起こしやAIトーク分析で生産性向上を図るオンライン会議解析ツールです。
AIを活用した会話の自動文字起こしや議事録作成、トーク分析といった機能を通じて、生産性や売上の向上、組織のスキル最大化、業務工数の削減を実現します。
Microsoft TeamsやZoom、Google Meetなどのオンライン会議システムとの連携に対応しており、会議や商談内容をクラウド上に保存できます。加えて、分析結果や議事録の出力、オフラインでの録画・録音ファイル(mp4、mp3、m4a、wav)のアップロードにも幅広く対応しています。
長時間の商談や会議でもトピック機能や感情分析を活用することで、改善点を見つけ出しやすくなります。
改善すべき部分をスムーズに発見し、アドバイスを行いやすくなるメリットがあります。
YOMEL
「YOMEL」は、Web上で対面を問わず、あらゆる会議の議事録をワンクリックで作成可能です。
独自エンジンによる日本語への特化が高い精度のテキスト化を実現し、発言者の自動区別や重要な部分のピックアップ、リアルタイムな要点整理を行います。
会議後の議事録まとめも簡単で、OpenAI社の要約エンジンを活用した自動要約機能により、会議ログやQ&Aをワンクリックでエディタに転記するだけで数分で完成させることができます。
進行中の会議や商談をテキスト化した状態で把握できる機能や、特定のキーワード使用時のアラート通知機能など、管理者向けの機能も充実しています。
無料のAI議事録自動作成ツールとは
無料で使用できるツールをご紹介します。
ユーザーローカル音声議事録システム
このシステムは会議やミーティングの音声データをAIによって自動的に議事録に変換するため、細部まで手作業で記録する必要がなくなります。それにより、時間の節約や作業効率の向上が見込まれます。
詳細な編集機能や会議内容の整理機能が付属しているわけではありませんが、「音声データをテキストに転換できればそれで十分」というお考えの方々には最適です。「頻繁に使用される単語は何か」「話題のネガティブやポジティブな感情を可視化できる」など、さまざまな視点から会議の進行や果たっている役割を理解するのに役立ちます。
Google ドキュメント
特別なツールを用意する必要がないGoogle ドキュメントには、ただの文書作成ツールとは一線を画すAI技術が導入されており、会議やプレゼンテーションの議事録作成をスムーズに行えます。パソコンやスマートフォンから簡単にアクセスでき、ビジネスシーンから学校の授業、パーソナルな用途まで幅広い状況での活用が可能です。
話した言葉をテキストに即座に変換する「音声入力」機能や、煩わしい誤字修正をAIがサポートする機能などにより、高品質な議事録作成が誰でも手軽に行えます。
作成後のテキストの修正も容易で、手間や時間を要する議事録作成作業を大いに軽減。議事録作成に苦手意識を持つ方々には、まさにマストなツールと言えるでしょう。
Microsoft Word（※要アプリケーション費用）
Microsoft Wordは全世界的に使われているプログラムで、導入障壁も低いため注意深く注視されています。無駄な時間を削ぎ落とし、効率的な業務運営を促進する手段として、このツールの利用を検討してください。
この機能自体は無償で利用できますが、Microsoft Wordというアプリケーション自体の使用にあたっては、別途料金が要求されます。詳細は公式ウェブサイト等でご確認ください。
CLOVA Note
CLOVA Noteのユニークな特徴として、複数の話者の音声をそれぞれ識別する機能があります。
これにより、誰が何を発言したかを的確に記録できるだけでなく、高度な検索機能を利用して情報を即座に検索することも可能となります。
さらに強調すべきは、「月300時間まで無料」で利用でき、無償のサービスとしては高い精度を誇るという点です。また、CLOVA Noteを利用するためにはLINEアカウントが必要となります。
AI議事録自動作成ツールの比較ポイントとは
適したタイプを見つけたら、比較検討を行います。重要なポイントをいくつかご紹介します。
料金と利用時間
まず、「費用」についてです。各社から展開されるAI議事録自動作成ツールは、使い勝手だけでなく費用面でも差があります。月額費用が必要か、使った分だけ購入できるか、年契約による割引があるかなど、自社の財務状況やツールの使用頻度に合わせてベストな費用プランを選びましょう。
次に、「利用時間」です。特に会議が頻繁に行われる企業や団体では、ツールの利用時間制限の有無が大きな選択基準となります。1日の利用時間が制限されているツールや、月間の利用可能時間が設けられているツールなど、自社の会議スタイルに合ったツールを見つけることが重要です。
音声認識の精度
AIの議事録作成ツールを選び出す際に最重要な比較要素とされるのが音声認識の精度です。
議事録が会議内容をきっちりと記録するためのものであるため、精緻な音声認識技術が不足していれば、適切に機能することは困難です。
不明確な音声認識は誤解や誤記を招く可能性があり、大切な情報が落ちるか、間違った情報が広まる可能性があります。
ツールを選ぶ際は、音声認識の精度を事前に無料で試したりデモを見て確認することが大事です。
評価する要素としては、背景の雑音、地元のなまり、アクセントの影響、話し方（素早い話し方、フィラーの使用）などの抵抗力、そして専門用語や略語の理解度等を考えるべきです。
AIの音声認識精度にはツールによって差があるため、社内会議、市町村の公式会議、企業の重役会議や株主総会、重要な契約事項の説明等の場合、具体的なシチュエーションに応じて求める精度に違いが生じてきます。
そのため、サービスの導入実績を見て、類似した事例のあるツールを選ぶことが効果的です。
特に「製品名・サービス名等の固有名詞」「業界や企業固有の表現」「略語や専門用語」は認識が難しい場合があります。
頻繁に出てくるようなら、最初から高精度を求めるか、あるいは導入後の辞書機能やAIの機械学習等を活用して、労力をできるだけ削減できるものを選ぶといいでしょう。
例えば、「AmiVoice®ScribeAssist」は、日本の市場で高いシェアを持つ「AmiVoice®」の音声技術を使用しており、ビジネス用の日本語に特化した音声認識技術で、専門用語も高精度に認識します。
「AI議事録取れる君」は、業界固有の専門用語やAIが未知の固有名詞の事前登録が可能で、音声認識の精度を向上させ、議事録の編集や修正の時間を節約できます。
議事録編集機能の充実度
「スマート書記」や「AI議事録取れる君」のようなツールは校正、修正、フレーズの追加や削除など、豊富な編集要素を利用可能にするため、より質の高い議事録を作成することが可能となります。
さらに、発話者ごとに発言を区分化したり音声とテキストを紐付けたりといった機能も、議事録作成における利便性向上に寄与します。
このような機能が搭載されているツールは、インタビューや対談記事の作成など、多様な使用シーンでも活用できます。
テンプレート機能
テンプレート機能の存在により、何度も新たに議事録を作成することなく、必要な情報が既に用意された形で議事録を生成することが可能となります。
カスタマイズ可能なテンプレートは企業や会話の目的によって個別設定することも可能で、これにより議事録作成ルールや特定のプロジェクトのニーズにも対応できます。
AI議事録自動作成ツールを選ぶ際には、テンプレート機能の使いやすさや自由度を重視するべきです。
データの取り扱い
会議で生じる重要な情報や個人情報などのセキュリティも大元となる音声データの取り扱いと同様に重視すべきです。
「SecureMemo」のような端末インストール型やオンプレミス型のスタンドアローンタイプのサービスであれば、ネットワークを介さずデータが外部に漏洩するリスクが減ります。
クラウド型でも、企業専用のクラウドサーバーを提供するサービスを選べば安心できるでしょう。
さらに、作成した議事録の使い勝手も比較要素です。
具体的には、どのように議事録を他人と共有したり保存したりでき、検索や修正が手軽にできるかどうかを確認するべきです。
これらのデータの扱い方がAI議事録自動作成ツールの実用度を大きく左右しますから、導入を検討する際には注視すべきポイントといえるでしょう。
業務支援機能の有無
ツールの選択基準となるものが、業務支援機能の有無です。
例えば、タスク管理機能やスケジュール管理機能が付いているなら任意のツールは議事録作成だけでなく、業務全体を補完する役割も果たします。
議事録内のアクションプランを自動で摘出し、タスクとして割り付けられるような機能が備わっているツールは、タスクの漏れがないため非常に便利です。
更に、これら全てがクラウド上で連動して機能することで、効率的な作業遂行とスムーズな情報共有が可能になります。
具体的には、「YouWire」「ACES Meet」「MiiTel Meetings」のように、会話内容を解析する機能を持つ営業支援型のサービスは、集めたデータを活用して商談やカスタマーサービスに役立てることが可能です。
多言語への翻訳対応
AI議事録自動作成ツールの選定で注意すべきなのは、「多言語対応」だけでなく「リアルタイム翻訳」の機能です。
日常的に多国籍なメンバーと会議を開く現代社会において、英語を始めとした複数の言語への翻訳をリアルタイムで行えるツールは大変尊重されます。
ただし、単に多言語の翻訳が可能なツールを選ぶだけでは足りません。その翻訳のクオリティも同じくらい重要と言えます。単一の語句を直訳するだけでなく、文化やコンテクストを理解し、それに合う表現に置き換える「深層翻訳」機能があるかどうかも確認してください。
このような機能を持ったツール、例えば「TIMO Meeting」や「AI GIJIROKU」のようなツールの選択は、ビジネスの世界展開を加速させ、異なる声を包み込む可能性を拡大します。
Web会議ツールとの併用
オンライン会議ツールと簡単に連携できるか否かも重要な要素となります。
ZoomやTeamsなどのツールとシームレスに連携でき、会議中の音声を自動的に取り込み、議事録を生成するツールは、特に有用であると言えます。
例えば、「RIMO Voice」、「ACES Meet」、そして「AI議事録取れる君」のようなオンライン会議に特化したツールを選ぶと良いでしょう。
また、得られたデータを容易に編集したり、これを外部へ出力したりすることのできるツール、データ管理や編集の機能に富むツールも見逃すことなく比較しましょう。
AI議事録自動作成ツールを活用するコツとは
AI議事録自動作成ツールを使いこなすには、いくつかのポイントがあります。
きれいな音声を集音する
第一に覚えておきたいポイントは、周囲に騒音がない環境を確保することです。
音声認識の精度は背景ノイズや会話の明瞭さに対して敏感で、無駄な音を削減し、明確な音声入力を可能にすることで、AIの議事録作成能力が向上します。
次に重視すべきは、高品質なマイクの使用です。
費用が許すなら、ノイズキャンセリング機能のあるマイクが推奨されます。これにより、マイクが背景ノイズを排除し、話し手の声だけを強調することが可能となります。
最後に、全ての話し手がマイクに対して適切に話すよう促すことも不可欠です。
話し手がマイクから遠くなると、音量が小さくなり、AIによる適切な音声認識が困難になる可能性があります。会議が始まる前に、マイクの位置を調整するなどの配慮が求められます。
議事録精度の合格ラインを決めておく
ツールの可能性を最大限に引き出すためには注意すべきポイントが存在します。その一つが、議事録の精度の合格ラインを事前に設定しておくことです。
具体例として、一部のミスは手でなんとか修正できる範囲に収める、といった基準が挙げられます。
加えて、重要なポイントを抑え、意味を理解できる程度にまで正確さが求められます。いずれのケースでも、合格ラインは後続作業の流れや効率化に大きな影響を及ぼすほか、ツールのパフォーマンス向上目指すためにも重要となります。
「全ての文字を完全にテキスト化するか、重要な部分とタスクだけを把握するか」という程度の品質を許容範囲とするか、その合格ラインを参加者間で共有することが大切です。
辞書機能・AI学習機能の活用
重要なのは、辞書機能とAIの学習力を適切に活用することです。
たとえば、特定の業界や企業で特有の言葉や表現、商品名やサービス名称など、AIが音声をテキスト化する際に認識が難しい単語やフレーズは、事前に辞書機能を使って登録しておくとよいでしょう。
まとめ
AI議事録ツールは先進技術を駆使し、会議の音声をテキスト化し、重要ポイントを自動抽出するなど、従来の手作業議事録作成を大幅に効率化する便利なツールです。
特に人気のあるツールは音声認識精度の高さや独自の機能を持ち、ビジネスシーンでの手間を大きく削減します。
よくある質問
AI議事録のメリットは？
AI議事録の利点はいくつかありますが、最大の利点は手間の削減です。
会話が自動的にテキスト化されるため、音声データやメモを元に議事録を作成する必要がなくなります。
このため、議事録作成に費やしていた時間をコア業務に割り当てることができます。
負担の軽減だけでなく、生産性の向上にもつながる可能性があります。
議事録とは何ですか？
議事録は、様々な会議や打ち合わせの内容、進行状況、結論などを記録し、まとめた文書のことです。
ただのメモをきれいに書き直したものではなく、会議の本質的な内容を整理して記録したものと言えます。
議事録 何を書けばいい？
議事録に含めるべき項目のまとめです。
・ 会議名
・ 日時
・ 場所
・ 参加者（氏名、役職、社外の場合は会社名も）
・ 議題（複数ある場合は重要度や優先順位が高い順）
・ 賛成意見と反対意見（参加者名も記載）
・ 決定事項
・ アクションプラン（誰が何をいつまでに実行するか）
議事録 何を書くか？
議事録の内容には、事前に把握しておける基本情報である「日時」「場所」「参加者」「会議タイトル」などを記載します。
これらは通常、会議前に把握しておくことができます。また、議事録を効率よくまとめるためには、構成や項目を事前に決めておくことも重要です。
議事録はなぜ必要か？
社内会議やクライアントとの会議における議事録は、会議での議論や決定事項を文書化し、関係者と共有するためのものです。
これにより、会議内容や決定事項が明確になり、関係者全員が同じ情報を共有できます。
また、業務の変更や改善点を把握しやすくし、日々の業務に有効に活用できるようにします。
議事録 なぜ新人？
新入社員に議事録を取らせることは、いくつかの理由から意義深いです。
まず、先輩社員からのアドバイスや情報を得るチャンスとして、会社についてより深く理解を深める機会になります。
同時に、当たり前のことを改めて説明することで、他の社員が新しい視点や気づきを得るきっかけともなります。
議事録がダメな例は？
議事録が不十分な場合の一例は、以下のような点が挙げられます。
結論が不明瞭であること
意思決定のプロセスが不透明であること
他の参加者が理解しにくい内容であること
数字や事実が誤っているか、不明瞭であること
議事録の作成や共有が遅れること
議事録を早く取るコツは？
議事録をスムーズに取るための6つのポイントです。
会議の内容を事前に確認しておくこと
全てをメモしようとせず、重要なポイントを抑えること
日時や数値など重要な情報は確実にメモすること
略語や記号を上手に活用して効率よく書き留めること
聞き取れない部分もメモしておくこと
重要な項目を意識して、重点的にメモすること
議事録 手書き パソコン どっち？
パソコンでの作成では、手書きよりも速く入力できる利点があります。
ただし、配布された資料などに手書きで補記することで、理解しやすくするメリットもあります。
また、手書きの場合は内容が記憶に残りやすく、議論の経緯を思い出しやすいという利点もあります。
議事録 どこまで書くか？
議事録は、会話の全てを詳細に書き留める必要はありません。
むしろ、必要以上の情報を含めることで重要な情報が埋もれてしまうことも考えられます。
例えば、挨拶などは省略し、長い議論は要点をまとめて記述することがポイントです。
