RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは？できることやメリットデメリットについて

テクノロジーの進歩は目覚ましく、新たな革新は組織の業務遂行方法を日々進化させています。その中でも特に注目されているのが、「RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）」です。

本記事では、このRPAというテクノロジーについて深掘りし、その可能性、メリット・デメリットについて解説していきます。

RPAとは

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、企業が労働力の生産性や業績を飛躍的に向上させるための最新テクノロジーとして注目を集めています。これは、人がコンピュータで行うルーティン業務や決まった規則に沿った作業を、ソフトウェアロボットが代わりに実行する方式です。その結果、作業の速度が上がるだけでなく、誤作動の減少や経費節約にも寄与します。

RPAはAIや機械学習と結びつくことで、単純作業だけではなく高度な判断を必要とする作業も自動化することが可能になります。これにより、労働者の健康維持や集中力の強化につながるのです。

また、RPAは、応用範囲が広範で、多様な業務や業界で利用可能です。金融、保険、製造業といった分野での導入が特に進んでいます。

RPAを適用するにあたっては、適した業務の選択、設定作業、システム間の調整等、慎重な注意が必要です。それゆえ、RPAの導入を検討する際には、事前調査を十分に行い、専門的な知識を身につけて理解することが重要です。

RPA導入は、デジタルトランスフォーメーション（DX）の一環として、企業の改革と成長を追求する道として期待されています。

RPAができることとは

コンピューター作業を自動化するロボットは、データ取得や取り扱い・入力作業・レポート作成・電子メールの管理など、反復的なタスクを完全に肩代わりします。

このような業績改善スキームにより、RPAは大幅な労力の軽減をもたらすと同時に、間違いがなく一貫した出力の品質も維持します。人間に関連するミスやハードウェアの故障などを未然に防ぎ、24時間、一年中稼働させることが可能となるのです。

RPAツールによる業務自動化が注目されている理由とは

RPAツールの利用が広まる背景には、ホワイトカラーの生産性向上、コストカットの必要性、さらには労働力不足という経済状況や、テレワークの推進といった新しい働き方への変化が挙げられます。RPAはこれらの課題を解決する一助となり、労働者の業務から単調なルーティンワークを取り除くことで、より高度な業務に集中し生産性を高めることが可能となります。

大規模なシステム改修を必要とせず、今あるITインフラとの相性も良いため、使い始めやすいという特性もRPAの人気に一役買っています。また、デジタル技術の進化に伴い、AIや機械学習との組み合わせにより、より高度な業務自動化も可能になりつつあり、その可能性が各方面から注目されています。

RPAとVBA（マクロ機能）の違いとは

パソコンの一定の作業を自動化する手段として広く認知されているVBAとRPA。しかし、これらの間には重要な違いが存在します。

VBAは成熟したスクリプト言語であり、主にExcelやAccessなどの特定のソフトウェアで使用するためのものです。VBAを使いこなすには専門のプログラミングスキルとの配慮が必要で、なんらかの作業を自動化するためには、その作業を精確にコード化する必要があります。

対して、RPAはその名の通りロボットが業務を自動化します。ユーザーの行動を記録し、それに基づいてロボットが作業を再現するため、特別なプログラミング知識は必要ありません。マウスのクリックやキーボードの入力、複数のアプリケーション間での作業内容など、様々な作業を自動化できます。

RPAの導入効果とは

RPAの導入効果を見ていきましょう。

生産性向上

RPAには、業務がスピーディーで正確かつ高品質に行われることが期待できます。これにより人間による手間が大幅に軽減され、人々はより付加価値の高い、例えば判断や創造力を必要とするタスク、またはコミュニケーションに集中できます。

また、RPAは人間の働き手が必要なく、24時間365日業務を遂行する能力を持っています。これにより、特定の権限を必要とする、または作業負荷が高いために実行回数が制限されていた業務の頻度を増やし、生産性を大いに向上させます。

さらに、RPAの導入により業務が標準化され、属人化が排除されます。これは、業務の引継ぎをスムーズに行い、生産性を高める上で大きなメリットとなります。

労働環境改善・コスト削減

労働環境の改善という視点から考えてみましょう。RPAは単純な人間の作業を自動化する技術であり、その結果、職場の作業負荷が大いに軽減されます。RPAにより、事務作業における繁雑なデータ入力や反復手順の作業を代わりに行えるため、人間は有意義な仕事に専念することが可能となります。これにより、時間外や休日の労働の減少、さらにはヒューマンエラーの削減や職場のストレスの軽減に役立ちます。

さらに、コスト削減についても考えてみましょう。RPAの導入により、人間が手動で行っていた業務を自動化できますので、単純作業にかかる人件費やアウトソーシング費を抑制することが可能です。高精度な作業とエラーの減少による作業時間の効率化は、結果として企業の生産性を向上させ、全体のコスト削減につながります。

人的ミス防止

RPAはルーチンワークを自動化する技術で、高速かつ精確に業務処理が可能。具体的には、データ入力のような作業で頻発するヒューマンエラーを払拭することが可能となるため、それに起因する業務効率の落ち込みや誤った意思決定といった大きなリスクを抑制できます。

RPAの導入により、繰り返し作業における集中力の低下から生じるミスも防ぐことが可能になります。RPAは、人間の作業者が疲れてミスをするというリスクを全く抱えていません。

加えて、一度設定された作業手順に従って、常に正確な業務を遂行するため、少しのミスが大きな影響を及ぼす作業でも安心して任せることが可能です。

テレワーク促進

オフィスに常駐する必要がなくなり、業務が遠隔からも遂行できるため、テレワークの促進に寄与します。

RPAに向いている具体的な業務とは

RPAが向いている業務を具体的にご紹介します。

データ入力

データ入力は、数字やテキストをデータベース等に格納する作業で、例えば意見調査の集計や商品の在庫管理のように、膨大なデータを正しく処理することが求められる業務で頻繁に使用されます。しかし、これらの作業は単調な繰り返し作業であり、ヒューマンエラーが頻発し、また大量の時間を要します。

しかし、RPAの導入により、伝票入力や一覧情報のアップロードのようなデータ入力作業が自動化され、「早さ」だけでなく、「間違い無く」精度高く作業を進めることが可能となります。

加えて、労働者の作業時間を大きくカットし、より創造的な業績に時間を割くことが可能になります。

情報収集

情報収集はあらゆるビジネスで重要な役割を果たしますが、反復的な作業と大量のデータ処理が必要となることから、人間による作業には明らかな制約があります。そこでRPAが脚光を浴びるのです。

RPAは社外Webサイトからの情報収集や社内データマートからの大量データの抽出などを自動で行い、情報収集業務の効率化を目指します。

RPAによる情報収集では、一貫性も確保されます。人力による作業では免れない入力ミスを、RPAなら最小限にとどめられます。そして、取得した情報を一元管理の上、継続的に更新することで、リアルタイムのデータ提供が可能となるのです。

データ集計

データ集計業務とは、具体的にはビッグデータの取得、整理、分析などを指し、これらは多大な時間と手間を必要とします。

例えば、毎日発生する成績管理や売上分析、経費精算などでは、膨大なデータの抜き出しや比較が不可欠であり、詳細にわたる注目力と精密さが要求されます。しかしこれらは人間による間違いが生じやすく、それらの確認作業も含めて工数が必要となります。

それに対して、RPAは設定されたルールに従って一貫して業務を実行することで、精度が確保され、エラーの可能性が大幅に減少するという特性があります。

システム間・アプリ間連携

RPAはシステムやアプリケーション間での連携作業においてその価値を発揮します。多岐にわたるシステム間や異質なアプリケーション間で行われるデータ転送や照合など、人間が一つずつ手作業で対応するには膨大な時間とエネルギーを必要とする作業をRPAにより自動化することで、効率的な業務遂行が可能となります。

さらに、特定の規則に従い操作が行われる作業についても、RPAの活用により人的なミスを防ぐことができ、作業の精確さを改善します。大量のデータ処理が必要な業務や、スピーディーな対応が求められる業務には特に有用です。こうした手間のかかる業務を自動化することで、人間の頭脳が必要とされる判断や対応へと作業を移行させることができ、結果的に業務の質全体を向上させることができます。

データ検証

データ比較・照合とは、いくつかのシステムやデータベースから得られた情報を見比べて確認し、それらが一貫性を持っているか、または正確であることを保証する作業です。人がこれを手で行うと、時間がかかったり、間違いが生じるという困難が存在します。

しかし、RPAを活用すれば、データの見比べや一致性の確認というべき作業を自動化できます。RPAは一定のルールに基づいて処理をくり返すので、作業速度がより速くなり、人間による過ちも減らせると期待されています。

資料作成・送付

リポートの作成など、定期的に同じ形式の資料を生成する必要がある場合、RPAは一定のパターンに従って異なるデータを速やかに処理することができます。これにより、人為的なエラーによる作業遅延を予防することが可能です。

さらに、資料の送信における作業も、RPAの活用によって大幅に効率化することができます。例えば、大量のメール送信や添付資料の送信など、人間が手動で行うと多大な時間が必要な作業も、RPAを用いれば短時間で完了します。さらに、メールのトラッキングや確認といった作業も自動化できますので、作業時間の大幅な短縮が期待できます。

資料作成や送信といった単純タスクの自動化は、人間の作業負担を軽減し、より重要な業務への集中を可能にします。さらに、RPAの活用による業務効率化は、生産性の向上はもちろん、働き手のワークライフバランスの改善にも貢献します。

RPAのメリットとは

RPAのメリットをご紹介します。

生産性向上

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）の導入により、定型的なタスクの自動化が可能となります。これにより、社員が何度も行っていた反復的な業務から解放され、効率的に作業を進めることができるのです。これは社員の時間とリソースを大幅に節約し、その分、人間が行うべきであるより高度なタスクに注力できることを意味します。

RPAは一年中、休みなく働き続けます。その間も人間よりも圧倒的に高速に作業をこなし、従って作業効率は格段に上がります。そして、プログラム通りのタスクを正確に実行するため、ヒューマンエラーによる誤入力や見落としを防ぐことができます。これにより、業務遅延やコスト増を防ぐことが可能となるのです。

RPAは競争力強化のための秘密兵器とも言えます。繁忙期や夜間、または定型的で反復的な作業において、RPAは人間の負担を軽減します。RPAの活用により、社員の能力を最大限に引き出し、”人間らしさ”の生きる業務に注力することが可能となります。これが結果的に、組織全体の生産性を飛躍的に向上させるのです。

事務コスト削減

RPAの採用によって、物理的な文書やデジタルデータの手動入力などの反復する事務作業にかかる時間と労力を大いに減らすことが可能です。その結果、開発スタッフの負荷が軽減され、その時間をより価値を提供する作業に集中させることができます。

さらに、ユーザーエラーの排除も大きな利点となるでしょう。RPAはプログラムに従って作業を行うため、人のミスによる作業の再実施や修正を大幅に減らすことができます。

RPAの利点はコスト削減だけでなく、働き方の改革、業務品質の向上、効率化、エラーレスなど、ビジネスをさまざまな面で改善する可能性を秘めています。しかし、その中でも特にコスト削減は、即座に現れる結果であり、ビジネス運営の効率化に寄与します。

従業員からより多くの価値を引き出す

RPAを導入することで、従業員は機械的な繰り返しの作業から解放され、より実質的で重要なタスクに集中することが可能となります。

RPAの導入は企業の生産性を格段に高める貢献をします。時間と資源を最善に利用し、従業員が保有する知識やスキルをより付加価値のある作業に利用できるようになります。経営幹部の60%が認める通り、これがRPAが提供する利点の一つと言えるでしょう。

RPAのデメリットとは

RPAにはデメリットも存在します。

業務が停止するリスク

RPAには「業務停止」というリスクが付随します。

RPAの管理は時刻を問わず必要で、その操作には十分な技能を持った人材が求められます。システムエラーへの対応策が万全でなければ、業務全般が停滞する危険性があります。

さらに、RPAを導入する前の業務流程に無駄や矛盾が存在すれば、そのまま自動化させてしまうと業務全体の最適化が遅れ、結果として業務品質が悪化することも考えられます。

特に、自動化による人の関与からの離脱は、ある特定の業務への依存度が高すぎると、その業務が停止した際に適切な対応策が取れないリスクをもたらします。

これらの問題を避けるために、RPAの運用における体制の整備、システムの定期的な監視と保全、そして何があっても迅速に対応できる体勢の確立が重要となります。RPAの導入は、業務効率化への一歩であり、その適切な運用が成功を約束します。

システムの仕様変更などによる誤作動のリスク

RPAはプログラムに従って自動動作するので、使用しているシステムやアプリケーションに仕様変更があった場合、予期しない動作を引き起こす可能性があります。

システムの画面レイアウトが変わったり、新たなルールが導入された場合、RPAはそれを自動的に認識することはできません。その結果として、誤った作業を行う恐れがあります。

また、RPAは業務変更への対応能力が低いという課題もあります。法律や規制の改定など、外部からの任意の変更に瞬時に対応するためには、人間の手による設定の更新が不可欠です。

RPAのデメリットを理解した上で、適切に運用と管理を行うことが求められます。システムの変更を定期的にチェックし、必要に応じてRPAの設定を更新することで、意図しない誤作動のリスクを最小化し、効率的な業務運営を可能にします。

野良ロボット化

RPA（ロボットプロセス自動化）のエンタープライズ利用が増えている一方で、「野良ロボット化」のリスクも取り沙汰されるようになりました。部門ごとに独自のRPAを開発・運用し、会社全体の効率化を達成するためのシステム最適化が手つかずになるという問題が浮上しています。

具体的な例としては、異なる部署で商品の取引を行うRPAが2つある場合など、組織全体の効果や一貫性が薄れ、管理が煩雑になることが指摘されています。更に、独自の手法によるRPA設定が操作ミスや誤解を生み出し、ポテンシャル的な効率化の優位性を損なうケースもあります。

これらを未然に防ぐために、全社的な視野での最適化を考慮した設計と運用・監視体制の樹立が不可欠です。そして、野良ロボット化を防ぐには、RPAの導入に対する計画性と管理性が欠かせません。また、ロボットの作成を依頼した担当者が異動や退職すると、「野良ロボット」化が進行する可能性もあります。そのロボットを管理・メンテナンスできる者がいなくなるというリスクも念頭に置くべきです。

業務のブラックボックス化

RPAは、業務のスピードアップや手間の軽減、ヒューマンエラーの削除といった利益をもたらします。それでも、一方で重大な欠点もあります。顕著な例として、「業務のブラックボックス化」が挙げられます。

RPAの実装により、業務プロセスは人間の手からロボットに委ねられます。これにより、業務の進行やエラー元が把握しにくくなり、業務プロセスが”ブラックボックス化”される危険性が出てきます。特別な作業がどのように実行されているのか理解することが困難となり、問題の解決への道筋が見つけにくくなります。

加えて、RPAの導入は人間から業務知識の引き継ぎと理解の機会を奪ってしまいます。これは長い目で見ると業務改善の取り組みや新人教育への障害となる可能性があります。

RPAツールの導入事例とは

RPAツールの具体的な導入事例をご紹介します。

三菱東京UFJ銀行

三菱東京UFJ銀行は、頻繁に社内システムにアクセスし、データを取得・チェックし、Excelにコピーするという作業が、担当者にとって大きな負担となっていたと認識しました。このような問題を解消すべく、ITシステムの導入が検討されましたが、高コストが予想されたため実現には至りませんでした。

そこで、三菱東京UFJ銀行は、RPAの低コストでの導入を決定。一連の作業を自動化することで、時間ごとのデータチェック作業も事前に時間を設定し自動化するという形に切り替えました。

RPA導入の結果、単純作業が自動化されたことで、事務処理から解放された社員がより創造的な業務に取り組める時間を確保することができ、生産性の向上が実現しました。更に、パイロット運用を行った20種類の事務作業において、年間8,000時間の作業時間削減に成功しました。

この成功を経て、あらゆる業務にRPAを適応し、業務の単純化とシステム連携の可能性をさらに追求するための新たなステップが開かれました。これらの事例から、三菱東京UFJ銀行は、RPAツールの導入というテクノロジーが、人々の働き方とどのような新たな関係性を築いていくかを試みています。

株式会社エクシオテック

効率性を極めるために、業界の信頼を勝ち得ている株式会社エクシオテックは、業務自動化ツールRPAを導入し、その威力を証明しています。

エクシオテックは、RPAの導入を活かし、特に社内業務の一部を革新しました。以前は人間が行なっていたデータ入力や書類作成業務を自動化することで、働ける時間を有効活用し、エラー率も大幅に低減しました。

以前は複数のアプリケーションの操作が人間によって行われていましたが、これが原因で人為的ミスや残業の増加を引き起こしていました。しかし、RPAの導入により、これらの作業をロボットが効率的に処理するようになり、年間で大幅なコスト削減を実現しました。

まとめ

RPAは機械学習やAIを活用してルーチン業務を自動化するテクノロジーで、ヒューマンエラーの減少、業務効率の向上などのメリットがあります。しかし、導入費用やセキュリティ、スキル習得の難しさなどデメリットも存在します。それらの要点を理解すれば、より適切なRPAの効果的な活用が可能となります。

よくある質問

RPAとは何ですか？

RPA（Robotic Process Automation）とは、パソコンで行われる事務作業を自動化するためのソフトウェアロボット技術の略語です。 RPAは、通常人が行うマウス操作やキーボード入力などの操作手順を記録し、それを高速かつ正確に実行することができます。

RPAの簡単な例は？

RPAの具体的な例は以下の通りです。

• 日次の標準レポートの作成
• 見積書や請求書の自動生成
• 顧客情報の検索とデータベースへの反映
• マーケティング業務の効率化
• 入金消込作業の自動化
• 商品やサービスの口コミ収集
• 定型メールの自動送信
• 問い合わせへの自動対応

ビジネスにおけるRPAとは？

ビジネスにおけるRPA（Robotic Process Automation）とは、「ソフトウェアロボット」を用いて、ホワイトワーカーがPCを利用して行う一連の事務作業を自動化する技術の略語です。 多くのオフィスでは、さまざまな事務作業が日々行われています。

RPAとマクロの違いは何ですか？

Excelマクロは主にExcel上での作業を自動化するものであり、VBAを利用していても、自動化可能なのはMicrosoft社のアプリを使用した作業に限定されます。対照的に、RPAはそのタイプにより範囲が異なりますが、Officeアプリを含むさまざまなアプリやシステムを用いた作業を自動化できます。

RPAで有名なのは？

2018年時点の日本市場におけるRPAのシェアランキングは、以下の通りです。

第5位：blue prism.

第4位：Automation Anywhere.

第3位：Axelute.

第2位：UiPath.

第1位：WinActor.

RPAの具体例は？

RPAが適用できる業務の一例

• 請求書作成業務
• 発注リストの転記業務
• 広告レポートの作成
• 勤怠の集計と通知
• 競合他社の価格調査
• 受注情報と在庫確認業務
• 経費精算の集約
• 入金確認業務

RPAは違法ですか？

Webサイトから情報を抽出するためのRPAによるWebスクレイピングは、一般的には違法ではありません。データ分析や自社のデータベースへの活用も問題ありません。

RPAの苦手なことは何ですか？

RPAは定型的な作業に強い一方で、柔軟な判断や手順が変わりやすい作業には苦手とされています。

• パソコンを使用しない業務
• 手順をルール化できない業務
• 仕様が頻繁に変更される業務
• 処理件数が少ない業務
• リカバリーが難しい業務

RPAツールを日本語で何といいますか？

RPAツールは、「Robotic Process Automation」の略で、「ロボットによる業務プロセスの自動化」を指します。これは、一定のルールがある定型作業や、人間の判断を必要としない単純な作業を自動化するのが得意なツールです。

RPAでプログラミングは必要ですか？

単純な画面操作や入力作業を自動化する程度のRPA導入では、プログラミングは不要です。RPAを使用して業務の高度な自動化を実現させたい場合は、プログラミングが必要となります。

RPAとPythonの違いは何ですか？

Pythonは豊富なライブラリと自動化ツールを備えたプログラミング言語です。一方で、RPAもパソコン上の事務作業を自動化することが可能です。違いは、Pythonがプログラミング言語であるのに対し、RPAはパソコン上の作業を自動化するためのツールであるという点にあります。